LAPORAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
ANALISIS PERUSAHAAN JASA EKSPORT IMPORT PADA
PT.PELABUHAN INDONESIA III
Oleh
:
WARDAINI (4114011)
Dosen
Pengampu :
FAKULTAS TEKNIK
PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI
UNIVERSITAS PESANTREN TINGGI DARUL
‘ULUM
JOMBANG
2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur
kepada Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan nikmat yang di berikan-Nya penulis
dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik. Dalam hal ini penulis membuat
laporan Sistem Informasi Eksekutif dalam Perusahaan Jasa Eksport Import
(forwarding). Laporan ini disusun untuk memenuhi tugas Mata Kuliah Sistem
Informasi Eksekutif di Unipdu Jombang.
Penulis juga
mengucapkan terimakasih kepada Bapak Endang Kurniawan S.Kom, M.M,.CEH,CHFI,CIPM selaku dosen
mata kuliah yang telah membimbing dan membagi ilmunya kepada penulis. Tak lupa
penulis mengucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu penulis
menyelesaikan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi penulis dan bagi
semua pembaca.
Dalam
penyusunan makalah ini tidak menutup kemungkinan terdapat kekurangan dalam
pengerjaannnya. Untuk itu penulis mengharapakan kritik serta saran yang
membangun demi perbaikan kedepannya. Akhir kata penulis berharap agar makalah
ini dapat menjadi manfaat bagi kita semua.
Jombang, 11 Januari 2017
Penulis
DAFTAR ISI
COVER................................................................................................................
i
KATA
PENGANTAR........................................................................................
ii
DAFTAR ISI......................................................................................................
iii
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................
v
I.
PENDAHULUAN...........................................................................................
1
1.1
Latar
Belakang...........................................................................................
1
1.2
Rumusan
Masalah......................................................................................
2
1.3
Tujuan.........................................................................................................
2
1.4
Batasan
Masalah.........................................................................................
2
II. Latar Belakang..............................................................................................
3
2.1
Sistem
Informasi eksekutif.........................................................................
3
2.2.1 Konsep
yang Dibutuhkan SIE pada Perusahaan Jasa Telekomunikasi...........................................................................................
4
2.2
Teknologi
Informasi...................................................................................
6
III. PEMBAHASAN............................................................................................7
3.1 Penarapan Teknologi Informasi
dalam Perusahaan Jasa Eksport Import.............................................................................................................7
3.2
Pendekatan Teknologi Informasi dalam
Perusahaan Jasa Eksport Import.............................................................................................................8
3.3
Peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik........................................................................................................13
3.4
Pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis............................................................................................................16
Pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis............................................................................................................16
3.5
Peranan CIO
dalam Perusahaan................................................................20
3.6
Proses bisnis Perusahaan PT. Pelabuhan
Indonesia III Secara Umum.....25
IV PENUTUP...........................................................................................
...... 34
4.1...
Kesimpulan............................................................................................
34
DAFTAR
PUSTAKA.....................................................................................
35
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1 Logo Pelindo
III......................................................................25
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT
Pelabuhan Indonesia III.................................................................................................................27
BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar
Belakang
Perusahaan saat ini tidak hanya menjalankan suatu aktivitas bisnis
yang dinilai dari tingkat keuntungan dan kerugian namun juga membutuhkan
keseluruhan data yang berkaitan dengan aktivitas bisnisnya. Keseluruhan data
disusun secara sistematis menjadi informasi yang bermanfaat untuk masingmasing
objek pengguna. Informasi terbagi-bagi menjadi beberapa bagian sesuai tingkatan
penggunaan dalam tingkatan organisasi. Informasi yang sifatnya detil ditujukan
untuk manajemen tingkat bawah atau teknis, informasi yang sifatnya umum
ditujukan untuk manajemen tingkat atas yang tidak membutuhkan terlalu banyak
informasi.
Sedangkan untuk manajemen tingkat menegah, informasi yang disajikan
merupakan gabungan informasi detil dan informasi umum. Untuk menjawab kebutuhan
informasi yang tersaji secara akurat, relevan dan interaktif ditujukan kepada
tingkat eksekutif, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi eksekutif.
Menurut Irfan Subakti (2002:82), sistem Sistem Informasi Eksekutif
adalah sistem berbasis komputer yang melayani informasi yang dibutuhkan oleh
para tingkat eksekutif. Sistem ini mendukung penyediaan laporan berupa grafis
dan kemampuan drill-down pada setiap laporan yang membutuhkan detil pelaporan.
Keunggulan utama dari sistem informasi eksekutif adalah menyajikan laporan
dalam berbagai bentuk grafik sesuai kebutuhan dan pemanfaatannya.
Pendekatan penyajian informasi dalam sistem informasi eksekutif
adalah dengan mengacu pada data secara periodik atau per jenis sesuai kebutuhan
tingkat eksekutif. Dengan menggunakan sistem informasi eksekutif, informasi
yang disajikan dalam bentuk angka atau persentase dapat dianalisa lebih detil
dengan cara melakukan break down atau dengan cara drill down. Kedua pendekatan
tersebut bertujuan untuk menganalisa rincian apa saja serta seberapa besar
kontribusi yang dihasilkan. Melalui pendekatan ini para eksekutif dapat
terbantu dalam menentukan keputusan dan hal apa saja yang harus difokuskan
untuk peningkatan produktivitas perusahaan.
1.2 Rumusan Masalah
1.
Bagaimana Penarapan dan Peranan
Teknologi Informasi?
2.
Bagaimana Pendekatan Teknologi
Informasi dengan Measurement, Experimentation, Sharing, dan Replication?
3.
Bagaimana peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen
Strategik?
4.
Bagaimana pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis?
5.
Bagaimana peranan CIO dalam Perusahaan?
1.3 Tujuan
1.
Memahami peranan dan penarapan
Teknologi Informasi.
2.
Memahami Pendekatan
Teknologi Informasi dengan Measurement,
Memahami Experimentation, Sharing,
dan Replication.
3.
Memahami peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen
Strategik.
4.
Memahami pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis.
5.
Memahami peranan CIO dalam Perusahaan.
1.4 Batasan Masalah
Laporan ini membahas peranan dan
penerapan TI, pentingnya divisi TI dan peranan CIO pada salah satu perusahaan
jasa eksport import (forwading) yakni PT.
Pelabuhan Indonesia III.
BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Sistem
Informasi Eksekutif
Suatu sistem adalah seperangkat elemen yang
membentuk kumpulan atau procedure-prosedure/bagan-bagan pengolahan yang mencari
suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau
barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi
dan/atau barang (Murdick, R.G).
Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692)
Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam
suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata (fact) yang
digunakan untuk pengambilan keputusan.
Istilah
Eksekutif memang diterangkan secara bebas, Eksekutif sering dikaitkan dengan
perencanaan dan jangka panjang dan berorientasi pada kesejahteraan perusahaan.
Jika tidak ada sistem informasi eksekutif dan hanya ada sistem informasi
fungsional, manajer puncak akan menerima semua informasi dari subsistem -
subistem fungsional dan para eksekutif harus menyarikan dan mensintesiskan data
menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka. Sistem informasi eksekutif
membebaskan eksekutif dari tugas tersebut.
Sistem Informasi eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi
sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan
keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol
strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk
dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS).
Penekanan dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan
interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan kuat dan dril bawah kemampuan.
Pada umumnya, EIS adalah perusahaan lebar DSS untuk menolong eksekutif
tertinggi teliti, bandingkan, dan soroti kecenderungan pada penting variable
sehingga bahwa mereka dapat memonitor kinerja dan mengidentifikasi kesempatan
dan masalah. EIS dan penggudangan data teknologi sedang memusat pada pasar.
Perusahaan
Jasa perusahaan yang menjual jasa untuk memenuhi kebutuhan konsumen. Dengan
kata lain, perusahaan jasa menjual “barang” tidak berwujud. Dalam definis
perusahaan jasa, terdapat banyak sekali bentuk jasa yang dapat ditawarkan
kepada konsumen dengan kriteria masing-masing kebutuhan konsumen. Dengan adanya
pembagian jenis jasa, maka para konsumen akan mendapatkan pelayanan yang
terbaik dari keluhan mereka. Dan juga perusahaan pada bidang tersebut dapat
melakukan tugas dan pelayanan secara maksimal, karena sesuai dengan bidang yang
mereka tekuni.
Maka dari
definisi-definisi diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa Sistem informasi
eksekutif dalam bidang jasa adalah satu jenis dari manajemen informasi
dalam bidang jasa untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan
keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses
terhadap keduanya internal dan eksternal, sehingga akan dapat mempercepat
pelayanan dalam melayani kebutuhan konsumen dan dapat melakukan pelayanan
secara maksimal sesuai jasa yang ditawarkan perusahan.
2.1.1
KONSEP
DIBUTUHKAN SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF PADA PERUSAHAAN JASA EKSPOR IMPORT
Konsep mengapa diperlukan sistem informasi
eksekutif pada perusahaan bidang jasa adalah sebagai berikut sesuai
dengan keperluan :
1.
Internal
- Kebutuhan informasi yang tepat
- Kebutuhan perbagikan komunikasi
- Kebutuhan mengakses data operasional
- Kebutuhan meng-update status pada aktifitas yang berbeda
- Kebutuhan untuk meningkatkan keefektifan
- Kebutuhan untuk mengenal data historis
- Kebutuhan untuk mengakses data perusahaan
- Kebutuhan untuk informasi yang lebih akurat
Dengan informasi internal yang diperoleh
dari data manjerial organisasi, eksekutif sangat membutuhkan dalam menentukan
kebijaksanaan. Bagaimana jadinya seorang eksekutif dalam mengambil keputusan
apabila tidak mengetahui keadaan internal organisasi yang dipimpinnya. Misalkan
dari data keuangan perusahaan tidak memungkinkan adanya penambahan peralatan
yang mestinya dibutuhkan oleh organisasi tersebut yang mana eksekutif harus
meminta data dari bagian manajerial keuangan dalam membuat keputusan.
2. Eksternal
- Meningkatkan persaingan perusahaan dalam bidang jasa
- Dengan cepat
mengantisipasi perubahan lingkungan
- Kebutuhan
untuk menjadikan lebih proaktif
- Kebutuhan
untuk mengakses database external
- Meningkatkan
regulasi pemerintah
Seorang eksekutif membutuhkan informasi
secara external untuk mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi
yang berkembang di luar organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan
diambil dalam membuat keputusan. Dalam perusahaan biasanya komputer
dihubungkan dengan mainframe. Komputer ini berfungsi sebagai executive
workstation. Database eksekutif disimpan dalam piranti keras umumnya disebut
harddisk yang berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh
komputer perusahaan. Sistem ini memungkinkan juga pemakai menggunakan e-mail
dan mengakses data dan informasi lingkungan. Contohnya dengan adanya perubahan
peraturan pemerintah yang berlaku yang mana peraturan sebelumnya masih
dilaksanakan dalam suatu organisasi, tentunya akan memberikan dampak buruk pada
organisasi .
2.2 Teknologi Informasi
Pengertian Teknologi Informasi secara lebih luas
yaitu suatu teknologi yang difungsikan untuk mengolah data, termasuk memproses,
mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dengan berbagai cara untuk
menghasilkan informasi yang berkualitas.
Teknologi Informasi menurut
beberapa ahli :
1.
Williams dan Sawyer (2003)
TI adalah teknologi yang menggabungkan Komputer dengan jalur komunikasi yang
berkecepatan tinggi yang dapat membawa data, suara dan video
2.
Haag & Keen (1996) teknologi informasi adalah seperangkat alat yang
membantu pekerjaan dengan informasi serta melakukan tugas-tugas yang
berhubungan dengan pemrosesan informasi.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Penarapan Teknologi Informasi dalam Perusahaan
Jasa Eksport Import
Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut
manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutukan dengan mengoptimalkan
sumber daya yang dimilikinya. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang
perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk
menggunakannya dalam segala aktivitasnya..
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para
perusahaan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha
merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan
Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja. Sebelum membuat strategi teknologi, pasti ada
strategi bisnis terlebih dulu. TI, seharusnya memang sudah dilibatkan dalam
pembuatan strategi bisnis, bukan sebagai sekuensial setelah business strategy,
setelah itu teknologinya. Justru itu harus sudah ada di depan. Karena teknologi
bisa membuat satu hal yang business wise tidak strategis, menjadi strategis.
Informasi adalah salah satu asset penting yang sangat berharga bagi
kelangsungan hidup suatu organisasi/bisnis, pertahanan keamanan dan keutuhan
negara, kepercayaan publik atau konsumen, sehingga harus dijaga ketersediaan,
ketepatan dan keutuhan informasinya. Informasi dapat disajikan dalam berbagai
format seperti: teks, gambar, audio, maupun video. Manajemen pengelolaan
informasi menjadi penting ketika terkait dengan kredibilitas dan kelangsungan
hidup orang banyak. Tujuan
manajemen informasi adalah untuk melindungi kerahasiaan, integritas dan
ketersediaan informasi tersebut. Sayangnya, keamanan informasi oleh banyak
perusahaan masih dianggap sebagai masalah teknis yang cukup ditangani oleh
bagian teknologi informasi (TI) saja, sehingga menghasilkan solusi teknologi tanpa
melibatkan proses bisnis.
Artinya, perangkat lunak dengan sistem keamanan tercanggih pun sering kali
belum mencukupi. Tentunya suatu perusahaan belum tentu membutuhkan atau mampu
menerapkan semua cara pengamanan sistem. Sia-sia apabila kita menerapkan sistem
TI dengan teknologi pengamanan mutakhir dan biaya sangat mahal jika ternyata
kebutuhan kita tidak serumit itu dan fungsinya pun tidak optimum. Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP adalah salah
satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan.
Kita telah
melihat perkembangan teknologi informasi (TI) yang luar biasa selama beberapa
dekade terakhir. Tapi sayangnya masih banyak usaha retail atau bahkan suatu
perusahaan yang belum menerapkan teknologi informasi agar siap bersaing di masa
yang akan datang.Secara umum istilah teknologi informasi lebih dikenal dengan
istilah komputerisasi. Mulai dari input data, proses data, menyimpan data, dan
mendistribusikan data. Yang semuanya itu dilakukan oleh komputer sehingga akan
berjalan secara otomatis dan tidak dikerjakan lagi secara manual.
Salah satu
peranan teknologi informasi bagi perusahaan yang paling nyata adalah semua
pekerjaan akan lebih cepat dan akurat. Penerapan teknologi informasi yang
efektif akan mengurangi biaya yang tidak diharapkan dan dapat meningkatkan
fleksibilitas. Hal ini akan terlihat dalam alur bisnis yang menjadi lebih
terorganisir dan tersentralisasi.
3.2 Pendekatan Teknologi Informasi dalam
Perusahaan Jasa Eksport Import
Teknologi informasi dapat dimanfaatkan untuk memaksimalkan,
efisiensikan seluruh inovasi dan biaya operasional rutin secara
keseluruhan, dengan tetap mengacu kepada pendekatan dalam mengukur
(measurement), melakukan uji coba (experimentation), berbagi (sharing) dan
mereplikasi (replication) proses bisnis. Keempat hal tersebut, mempunyai
peran yang penting satu sama lainnya untuk meningkatkan value added pemanfaatna
IT sebagai penunjang dan kemudahan bisnis.
1.
Measurement
Pengukuran (measurement) merupakan suatu kegiatan untuk membandingkan suatu hal
dengan satuan ukuran tertentu sehingga sifatnya menjadi kuantitatif, Serta
memiliki standat yang sesuai dengan objek yang akan diukur. Didalam dunia
pendidikan pengukuran memiliki pengertian bahwa suatu proses yang
mendeskripsikan performa siswa dengan menggunakan suatu skala kuantitatif
(sistem angka) sedemikian rupa sehingga sifat kualitatif dari performa siswa
tersebut dinyatakan dengan angka-angka.
Cangelosi (1995: 21) Measurement atau pengukuran adalah proses pengumpulan data
melalui pengamatan empiris yang digunakan untuk mengumpulkan informasi yang
relevan dengan tujuan yang telah ditentukan. Dengan
membaca atau mengamati apa saja yang dilakukan siswa, mengamati kinerja mereka,
mendengar apa yang mereka katakan, dan menggunakan indera mereka seperti
melihat, mendengar, menyentuh, mencium, dan merasakan.
Tujuan dilakukannya Measurement :
1.
Untuk Memahami
apa yang terjadi di perusahaan saat ini
2.
Penggunaan
angka atau skala tertentu
3.
Menurut
suatu aturan atau formula tertentu. Pengukuran merupakan pemberian angka
terhadap suatu atribut atau karakter tertentu yang dimiliki oleh seseorang,
atau suatu obyek tertentu yang mengacu pada aturan dan formulasi yang jelas.
4.
Evaluasi
kebutuhan untuk melakukan perubahan
5.
Evaluasi impact
untuk melakukan perubahan
6.
Memperbaiki
kondisi out of control
7.
Merencanakan
untuk menemukan harapan Pelanggan
8.
Memutuskan kapan
tanggung jawab perlu ditingkatkan
9.
Menetapkan kapan
memberikan training
10. Memberikan jadwal yang realistik
2.
Experimentation
Perusahaan
terkadang membutuhkan percobaan langsung ke pelanggan terkait dengan
fitur-fitur produk atau jasa yang akan diuncurkan. Teknologi informasi
memberikan kemudahan untuk melakukan hal ini. Bisa dikatakan tahapan ini
merupakan langkah berikutnya setelah dilakukan pengukuran. Uji Coba (Experimentation).
Berbagai kemudahan yang diperoleh dari menggunakan IT yakni perusahaan dapat
melakukan simulasi sebuah hubungan sebab akibat (causality) yang tidak bisa
ditemukan dengan hanya melakukan pengukuran dan observasi murni. Hal ini
berguna bagi perusahaan sehingga dapat memiliki pendugaan seluruh hal yang
harus segera ditindaklanjuti guna meningkatkan kualitas bisnis perusahaan
tersebut.
Tujuan experimentation
adalah untuk meneliti pengaruh dari suatu perlakuan tertentu terhadap gejala
suatu kelompok tertentu dibanding dengan kelompok lain yang menggunakan
perlakuan yang berbeda. Misalnya, suatu eksperimen dalam
bidang perusahaan dimaksudkan untuk menilai membuktikankualitas dari perusahan
satu dengan lain nya.. Selanjutnya, tindakan di dalam eksperimen disebut treatment, dan
diartikan sebagai semua tindakan, semua variasi atau pemberian kondisi yang
akan dinilai/ diketahui pengaruhnya. Sedangkan yang dimaksud dengan menilai
tidak terbatas pada mengukur atau melakukan deskripsi atas pengaruh treatment yang
dicobakan tetapi juga ingin menguji sampai seberapa besar tingkat
signifikansinya (kebermaknaan atau berarti tidaknya) pengaruh tersebut jika
dibandingkan dengan kelompok yang sama tetapi diberi perlakuan yang berbeda.
3.
Sharing
Berbagi
(Sharing). Melalui IT Perusahaan dapat berbagi data pencapain
bisnis,serta hambatan yang terjadi hal ini pada akhirnya akan mendorong
Inovasi bisnis yang dibutuhkan dalam berbagi lini perusahaan agar lebih efektif
dan efisien dalam menjalankan aktifitasnya. Internet dan teknologi informasi
telah memudahkan seluruh kativitas bisnis tanpa harus bertemu untuk melakukan
transaksinya. Terkadang hanya inovasi-inovasi besar yang diumumkan di muka
publik, akibatnya inovasi sederhana tanpa sadar tertutup. Teknologi informasi
membuat masyarakat dapat melihat nilai-nilai inovasi mulai dari yang paling
sederhana sampai inovasi yang memiliki nilai komersil tinggi. Inovasi sederhana
belum tentu akan memberikan dampak sederhana juga untuk kelangsungan perusahaan,
terkadang inovasi kecil pada tata cara kerja akan memberikan benefit tinggi.
4.
Replication
Teknologi informasi
akan tinggi nilai gunanya jika sesuai dengan alur sistem perusahaan. Perusahaan
yang mampu menerapkan teknologi informasi yang sesuai, tentu saja dapat
meningkatkan kinerja mereka. Tidak semua lini bisnis perusahaan berbeda nyata,
sehingga dimungkinkan terjadi sharing informasi antar perusahaan.
Dua perusahaan yang
karakteristiknya mirip dapat saling meniru teknologi informasi. Metode-metode
di atas memberikan pemahaman bahwa teknologi informasi dapat digunakan melalui
banyak cara, tidak hanya keempat cara tersebut, berikut beberapa contoh
lainnya:
1)
Aliansi
Strategis Aliansi dua perusahaan atau lebih dalam menghasilkan suatu produk
bukan hanya bisa meringankan beban anggaran dan mempersingkat waktu, tetapi
juga mempercepat proses produksi. Praktek aliansi akan memberikan efek positif
pada produk yang dihasikan, produk tetap inovatif, dan diharapkan mampu meraih
perhatian khalayak.
Aliansi
membantu perusahaan untuk mentransformasikan operasinya dan memperoleh akses
pada berbagai sumber-sumber baru teknologi, pasar dan wawasan yang mungkin
sulit dipelajari sendiri. Berbagai bentuk aliansi seperti penggabungan
(merger), peleburan (consolidation), dan pengambilalihan (acquisition) menjadi
pilihan strategis untuk memperkuat kinerja perusahaan. Ada beberapa alasan
utama yang menjadi motivasi aliansi strategis. Alasan - alasan tersebut adalah
sebagai berikut :
a)
Untuk
meningkatkan dalam pemasaran global. Contohnya ketika perusahaan mobil Ford
beraliansi dengan Mazda Motor Corp. untuk meraih pangsa pasar Asia. 9
b)
Nilai tambah
atau perluasan pada lini produk perusahaan.
c)
Perluasan
distribusi dan menyediakan akses pada material.
d)
Untuk mengatasi
mahalnya biaya research and development, yang merupakan beban bagi perusahaan
untuk melakukan terobosan-terobosan baru.
e)
Mengembangkan
dan meningkatkan operasi, fasilitas dan proses serta menyediakan akses pada
kapabilitas, pengetahuan baru, dan teknologi baru.
f)
Menurunkan
resiko dan mengatasi ancaman-ancaman dalam persaingan.
g)
Untuk
mempercepat inovasi dan pengenalan produk baru.
h)
Untuk mengatasi
integrasi beberapa teknologi.
i)
Untuk
meningkatkan kemampuan perusahaan dalam mempertahankan posisinya.
j)
Untuk mewujudkan
pemenuhan kebutuhan selera konsumen yang beragam sehingga perusahaan akan
semakin dekat dengan konsumennya.
2) Research
and Development secara annual Sistem perusahaan mungkin tidak akan berubah
secara drastis dalam jangka waktu panjang, namun dibutuhkan penyesuaian secara
berkala untuk menghadapi gejolak pasar dalam jangka pendek.Perusahaan wajib
terus mengembangkan teknologi informasi yang telah diterapkan untuk mengimbangi
perubahan ini.
3) Konsultasi Sistem Bisnis Pada prinsipnya,
konsultasi wajib dilakukan oleh seluruh bagian perusahaan, namun khusus untuk
teknologi informasi, konsultasi dilakukan dengan melibatkan banyak pihak.
Sistem yang terintegrasi menuntut kerjasama seluruh pelaku bisnis, dan harus
diperkuat dengan peranan akademisi untuk menentukan inovasi terkini terkait
sistem tersebut.
4) Pengontrolan Sistem down and up Sistem yang
baik wajib mengolah data yang benar dengan proses yang benar juga, sehingga
didapatkan informasi yang sebenar-benarnya. Pengontrolan sistem berfungsi untuk
mencegah terjadinya pemasukan data yang salah. Pengontrolan dilakukan pada
seluruh proses, baik itu sebelum sistem digunakan, atau setelah sistem dipakai.
3.3 Peranan Teknologi Informasi dalam Manajemen Strategik
Peran Teknologi informasi (TI) dalam upaya mengintegrasikan seluruh
proses bisnis memang tidak bisa dibilang kecil. Beragam solusi aplikasi dapat
dimanfaatkan perusahaan untuk mewujudkan upaya ini. Dari sisi karyawan, solusi
pengelolan sumber daya manusia (HRM), memungkinkan terciptanya SDM yang
efektif, dan kontrol administrasi yang relatif akurat. Sumber Daya Manusia di
perusahaan dapat bekerja lebih optimal dan menghasilkan kinerja tinggi bagi perusahaan.Untuk
pelanggan, perusahaan dapat menggunakan Selling Chain Management. Solusi ini
memungkinkan perusahaan menjalankan aktifitas pemasaran (marketing) penjualan
(sales) dan pelayanan pelanggan secara bersamaan menhhasilkan output berupa
pemanfaatan aplikasi Customer Relationship Management (CRM).
Penerapan Teknologi Informasi kurang berpengaruh terhadap
peningkatan kinerja dan kesuksesan bisnis organisasi maupun peningkatan daya
saing organisasi. Hal tersebut terjadi akibat penerapan SI/TI yang hanya
berfokus pada teknologinya saja. Oleh karena itu, cara efektif untuk
mendapatkan manfaat strategis dari penerapan Teknologi
Informasi adalah dengan berkonsentrasi pada kaji ulang bisnis (rethinking
business) melalui analisis masalah bisnis saat ini dan perubahan lingkungannya
serta mempertimbangkan Teknologi Informasi sebagai bagian solusi
(Earl, 1992).
Terdapat tiga sasaran utama dari upaya penerapan Teknologi Informasi dan
Sistem Informasi dalam suatu organisasi yaitu
(Ward and Peppard, 2002) :
1. Memperbaiki efisiensi kerja dengan melakukan otomasi berbagai
proses yang mengelola informasi
2. Meningkatkan keefektifan manajemen dengan memuaskan kebutuhan
informasi guna pengambilan keputusan.
3. Memperbaiki daya saing atau meningkatkan keunggulan
kompetitif organisasi dengan merubah gaya dan cara berbisnis
Secara umum masyarakat mengenal
produk informasi dalam bentuk perangkat keras, perangkat lunak dan
infrastruktur. Perangkat keras meliputi input (keyboard, monitor,touch screen,
scanner, mike, camera digital, perekam vidio, barcode reader, maupun alat
digitasi lain dari bentuk analog ke digital). Perangkat keras ini bertujuan
untuk menerima masukan data/informasi ke dalam bentuk digital agar dapat diolah
melalui perangkat komputer. Selanjutnya terdapat
perangkat keras pemroses lebh dikenal sebagai CPU dan memori komputer.
Perangkat keras ini berfungsi untuk mengolah dan mengelola sestem komputer
dengan dikendalikan oleh sestem operasi komputer. Selain itu terdapat perangkat
keras penyimpan data baik yang bersifat tetap (hard disk) maupun portabel
(removable disk). Perangkat keras berukutnya adalah output yang menampilkan
hasil olahan komputer kepada pengguna melalui monotor, printer, speaker, LCD
maupun bentuk respon lainnya. Selanjutnya dalam perangkat lunak dibedakan
sistem operasi (misalnya Windows, Linux, atau Mac) yang bertugas untuk
mengelola hidup matinya komputer, menghubungkan media input dan output serta
mengendalikan berbagai perangkat lunak aplikasi maupun utiliti di komputer.
Sedangkan perangkat aplikasi adalah program
praktis yang digunakan untuk membantu pelaksanaan tugas yang spesifik seperti
menulis, membuat lembar kerja, membuat presentasi, mengolah database dan lain
sebagainya.
Selain itu
terdapat juga program utiliti yang membantu sestem operasi dalam pengelolahan
fungsi tertentu sperti fungsi manajemen memori, keamanan komputer dan
lain-lain. Pada aspek infrastruktur, kita mengenal ada istilah jaringan
kompoter baik yang bersifat terbatas dan dalam kawasan tertentu (misalnya satu
gedung) yang dekenal dengan nama Local Area Network maupun jaringan yang lebih
luas, bahkan bisa meliputi jaringan yang lebih luas yang dikenal sebagai Wide
Area Network (WAN). Saat ini, aspek infrastruktur dalam teknologi informasi
sering disatukan dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.
Perangkat PDA (Personal Digital Assistant) yang berperan sebagai komputer
genggam tetapi sarat dengan fungsi komunikasi (baik Wi-Fi, blutooth maupun GSM)
merupakan salah satu contoh diantaranya.Perangkat keras (baik input, pemroses,
penyimpan maupun output), perangkat lunak serta infrastruktur ketiga-tiganya
memiliki potensi besar untuk meningkatkan efektifitas maupun efisiensi
manajemen informasi perusahaan.
Teknologi Informasi adalah komponen penting dalam keberhasilan bisnis
perusahaan. Akan tetapi, teknologi informasi juga merupakan sumber daya bisnis
penting yang harus dikelola dengan benar. Teknologi informasi memainkan peranan
penting dalam memastikan keberhasilan atau yang memberi kontribusi pada kegagalan
usaha bisnis strategis perusahaan. Oleh karena itu, mengelola sistem dan
teknologi informasi yang mendukung proses bisnis modern perusahaan adalah
tantangan besar untuk para manajer bisnis dan TI, serta praktisi bisnis.
Ilustrasi salah satu pendekatan untuk mengelola teknologi informasi dalam
perusahaan besar dapat dilihat Pendekatan manajerial memiliki tiga komponen
utama :
- Mengelola pengembangan dan implementasi bersama
berbagai strategi bisnis/TI. Dipimpin
oleh CEO dan CIO (Chief Information Officer),
proposal dikembangkan oleh para manajer bisnis dan pakar TI untuk
menggunakan TI agar dapat mendukung prioritas strategis bisnis perusahaan.
Proses perencanaan bisnis/TI sesuai dengan
tujuan bisnis strategis TI. Proses tersebut juga meliputi evaluasi proyek
bisnis/TI yang diajukan.
- Mengelola pengembangan dan implementasi
aplikasi dan teknologi bisnis/TI baru. Ini
adalah tanggung jawab utama dari CIO dan CTO (Chief Technology Officer).
Area manajemen TI ini melibatkan pengelolaan proses pengembangan sistem
informasi dan
implementasinya,
serta tanggung jawab penelitian ke dalam penggunaan bisnis yang strategis atas
teknologi informasi baru.
- Mengelola organisasi TI dan infrastruktur TI. CIO dan para manajer TI berbagi tanggung
jawab untuk mengelola pekerjaan para pakar TI yang biasanya diatur dalam
berbagai tim proyek serta subunit organisasi lainnya. Selain itu, mereka
bertanggung jawab untuk mengelola infrastruktur TI dari hardware, software, database, jaringan
telekomunikasi, dan sumber daya TI lainnya, yang harus diperoleh,
dioperasikan, dimonitor, dan dipelihara.
3.4 Pentingnya Divisi TI dalam Proses Bisnis
Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi banyak digunakan para
usahawan. Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha
merasa perlu menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan
Teknologi Informasi dan Komunikasi menyebabkan perubahan bada kebiasaan kerja.
Misalnya penerapan Enterprice Resource Planning (ERP).
ERP adalah salah satu aplikasi perangkat lunak yang mencakup sistem
manajemen dalam perusahaan, cara lama kebanyakan. Implementasi
dari sistem ERP tersebut mempunyai sasaran yaitu pengintegrasian antara sistem
logistik dengan sistem manajemen penjualan, pemasaran dan keuangan dan
mengintegrasikan cabang-cabangnya. Dengan pengimplementasiannya tidak ada
masalah dari para karyawan karena sistemnya yang sudah user-friendly, lagipula
mereka juga telah mengantisipasi kemungkinan yang dapat menghambat seperti
melakukan pendekatan antara lain dengan pemberian dukungan secara top-down ke
semua jajaran operasional; mengadakan prapelatihan bagi kepala cabang dan administrasi
sebelum dilakukan pelatihan untuk end-user; serta melakukan demo aplikasi ke
seluruh user di cabang melalui kepala cabang.
Secara
keseluruhan, melalui implementasi sistem ERP ini diharapkan tercipta suatu
sistem kontrol yang baik dari pusat ke cabang. Karena segala sesuatunya dapat
dimonitor dari pusat secara online dan real time melalui layar komputer.
Melalui pola tersentralisasi ini, kantor pusat dapat memantau jenis barang yang
dijual, kondisi stok barang hingga pemberian kredit
ke
pelanggan, serta pembuatan laporan keuangan menjadi lebih cepat. Dari sisi
efisiensi, adanya peningkatan seperti waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan
keputusan menjadi lebih cepat karena pelaporan dari cabang/gudang lebih cepat
dan dapat dipantau secara langsung dari layar komputer.
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan
mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut,
misalnya :
1.
Yang
tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
2.
Waktu
mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya
selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya
butuh waktu 1 hari. Apabila
waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian
rupiah.
3.
Pengambilan
keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat
diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi
lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena
pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak
order.
4. Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan
pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat
melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
5.
Dengan
IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga
hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen
akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke
kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua
aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT
ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya
margin perusahaan.
Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT
maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan
perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan
kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan
muncul angka yang cukup signifikan.
Departemen IT seringkali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen
yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang. Hal inilah yang
kadang menadi problematika tersendiri bagi Departemen IT di perusahaan. Untuk
dapat menge tahui andil
Departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan
penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya seperti:
a)
Manual
menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja, alat tulis,
dan lain-lain.
b)
Waktu
mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT.
c)
Pengambilan
keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat
diperoleh dengan cepat.
d)
Menghemat
biaya promosi dan pemasaran.
e)
Sistem dapat
terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini dapat meningkatkan
kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat
mengetahui kondisi perusahaan.
Informasi (SI) secara umum mempunyai beberapa peranan dalam
perusahaan, diantaranya sebagai berikut:
1)
Minimal Risk.
Setiap bisnis memiliki resiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor
keuangan. Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan
mengurangi resiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu
manajemen dalam mengelola resiko yang dihadapi.
2)
Reduce Costs
Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha
pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh
terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk
mengurangi biaya-biaya kegiatan operasional yaitu:
a) Eliminasi proses, implementasi
berbagai komponen teknologi informasi akan mampu menghilangkan atau
mengeliminasi proses-proses yan dirasa tidak perlu.
b) Simplifikasi proses, berbagai proses yang panjang dan berbelit-belit (birokratis) biasanya dapat
di sederhanakan dengan mengimplementasikan berbagai komponen teknologi
informasi.
c) Integrasi proses, teknologi
informasi juga mampu melakukan pengintegrasian beberapa proses menjadi satu
sehingga terasa lebih cepat dan praktis.
d) Otomatisasi proses, mengubah proses
manual menjadi otomatis merupakan tawaran klasik dari teknologi informasi.
3)
Add Value
Menciptakan
value bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak
sekedar untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan
loyalitas sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk
jangka panjang.
4)
Create New
Realities
Mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi perusahaan, yaitu di dunia
maya. Berbagai konsep e-business semacan e-commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty,
dan lain-lainnya pada dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi
mekanisme bisnis di era globalisasi informasi.
3.5 Peranan CIO dalam Perusahaan
Penggunaan IT
(Information Technology) yang semakin aktif dalam seluruh bagian atau proses
bisnis perusahaan saat ini mengharuskan pengelolaan yang tepat dan terarah. Hal
ini karena peranan IT sebagai pemberi solusi bagi bisnis dan value center
haruslah tetap selaras dengan strategi bisnis dari perusahaan dan bukan hanya
untuk kepen-tingan IT semata.
Peranan ini dalam
perusahaan dipegang oleh seorang Chief
Information Officer (CIO). CIO sebagai pimpinan tertinggi dalam pengelolaan IT
memiliki tantangan yang sangat besar terutama dalam menerjemahkan dunia IT yang
kompleks menjadi ide-ide dan solusi yang mudah dipahami oleh kalangan bisnis.
Kemampuan mengkomunikasikan IT dalam bahasa yang dimengerti oleh kalangan bisnis
sehingga mereka dapat mengambil manfaat dari IT bagi kemajuan perusahaan
menjadi salah satu peran penting dari seorang CIO. Adapun peranan CIO dalam
perusahaan adalah :
1.
Membangun bisnis
Persaingan yang begitu cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis
mengharuskan eksekutif perusahaan/pemerintah untuk selalu memantau dan
mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan/pemerintah (eksternal) secara intens
dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan perilaku pasar (market) dan
pelanggan atau tuntuntutan rakyat. Setidak untuk dewasa ini ada tujuh cara yang
terbukti efektif untuk mempelajari hal internal dan eksternal
perusahaan/pemerintah.
A.
Memiliki armada
SDM yang secara berkala mempelajari keadaan pasar dan komponen eksternal
lainnya
B.
Mempelajari secara
mendalam proses-proses penciptaan produk atau jasa yang ditawarkan
perusahaan/pemerintah
C.
Mengundang
bagian-bagian lain dalam perusahaan/pemerintah untuk berdiskusi secara berkala
D.
Menghadiri
seminar-seminar yang berhubungan dengan industri terkait
E.
Membaca secara
aktif publikasi-publikasi yang berkaitan dengan produk, jasa, dan industri dimana
perusahaan pemerintah yang bersangkutan berada
F.
Menjadi anggota
forum-forum bisnis maupun akademis terkait.
G.
komunikasi
aktif dan konsisten dengan para manajer lini perusahaan/pemerintah.
2.
Membangun citra
devisi
Tugas kedua
yang menjadi tanggung jawab seorang CIO adalah membangun kredibitilitas
direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting mengingat
banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara
strategis merupakan ciri perusahaan/pemerintah di masa mendatang, bukan saat
ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem informasi yang ada harus
dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang dilakukan saat ini adalah
merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan.
Direktorat,
departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi) harus
memiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam
perusahaan/pemerintah. Strategi yang paling efektif adalah dengan cara membantu
para SDM di dalam perusahaan/pemerintah untuk meningkatkan kinerjanya melalui
utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yang merupakan misi utama dari
keberadaan sistem informasi di perusahaan/pemerintah.
Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para
pengguna (users) sistem informasi, mulai dari staf sampai dengan manajer
eksekutif, merupakan salah satu cara lain untuk meningkatkan citra divisi
sistem informasi.Dengan menghasilkan “produk-produk” yang terbukti dapat
membantu para karyawan dalam melaksanakan aktivitas perkerjaannya sehari-hari,
divisi sisten informasi akan dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari
fungsi-fungsi lain di organisasi untuk membawa mereka ke bentuk
perusahaan/pemerintah masa depan.
3.
Meningkatkan
mutu penggunaan Teknologi
Melihat bahwa
keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja
SDM (employees empowerment), seorang CIO memiliki tugas untuk memasyarakatkan
teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para karyawan
perusahaan/pemerintah. Selain pemberian program-program pelatihan (training)
yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan
tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Caranya
bisa beraneka ragam,
Mulai dari yang
bersifat hiburan (entertainment) – seperti melalui permainan pada saat rekreasi
perusahaan/pemerintah (company outing) – sampai dengan yang sangat serius,
seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar para karyawan akrab
dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan
kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide pengembangan di masa
mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan sistem informasi di
perusahaan/pemerintah.
4.
Mencanangkan
fungsi Teknologi Informasi
Tugas selanjutnya bagi seorang CIO adalah untuk menentukan visi
perusahaan/pemerintah melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang.
Seorang eksekutif senior yang baik, adalah yang selalu bersifat proaktif.
Membantu perusahaan/pemerintah mencanangkan visinya di masa mendatang adalah
salah satu contoh sikap proaktif yang harus
Dimasyarakat di kalangan perusahaan/pemerintah. Visi pemanfaatan sistem
informasi merupakan bagian integral yang tak terpisahkan dari visi
perusahaan/pemerintah secara umum. Melihat bahwa abad sekarang dan mendatang
adalah era yang sangat bergantung kepada informasi, peranan CIO dalam melihat
masa depan perusahaan/pemerintah menempati posisi yang cukup dominan.
Namun tugas CIO tidak hanya terbatas untuk merumuskan visi saja, namun
yang bersangkutan harus dapat memasyarakatkan ide-ide yang ada ke seluruh
jajaran manajemen dan staf (create a vision). Apalah artinya sebuah visi yang
bagus tapi tidak ada seorang pun dari karyawan yang merasa perlu untuk
mewujudkannya. Ada banyak teknik dan teori yang ditawarkan kepada manajemen
untuk membantu merumuskan dan menjual visi kepada seluruh jajaran karyawan
secara efektif. Hal ini sangat penting, karena visi merupakan akar dari seluruh
aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan/pemerintah dalam kegiatan bisnisnya
setiap hari.
5.
Pengembangan
sistem informasi
Misi terakhir
dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di atas menjadi nyata,
yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi
perusahaan/pemerintah, yang terdiri dari komponen-komponen seperti software,
hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan lain
sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat me-utilisasikan
sistem informasi yang dimiliki perusahaan/pemerintah saat ini secara optimal,
sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang. Suatu kali seorang
praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat
“memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk
membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari
Chief
Information Officer (CIO) adalah jabatan untuk kepala teknologi informasi dalam
sebuah organisasi. CIO biasanya melaporkan ke salah satu kepala keuangan atau,
dalam TI yang berpusat pada organisasi, untuk kepala eksekutif. Dan biasanya Tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung
jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memahami
secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan. Kalau dahulu
manajemen inti cukup mempelajari semua komponen internal perusahaan (khususnya
sehubungan dengan produk-produk atau jasa-jasa yang ditawarkan),
Saat ini hal tersebut tidaklah cukup. Persaingan yang begitu
cepat dan lingkungan bisnis yang sangat dinamis mengharuskan eksekutif
perusahaan untuk selalu memantau dan mempelajari aspek-aspek di luar perusahaan
(eksternal) secara intens dan terus-menerus, terutama yang berkaitan dengan
perilaku pasar (market) dan pelanggan.
3.6
Proses bisnis Perusahaan PT.
Pelabuhan Indonesia III Secara Umum
a. Perusahaan PT.Pelabuhan Indonesia III
Gambar 3.1 Logo Pelindo III
PT Pelabuhan Indonesia III (Persero) atau lebih dikenal dengan
sebutan Pelindo 3 merupakan salah satu Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang
bergerak dalam jasa layanan operator terminal pelabuhan. Perusahaan dibentuk
berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 58 Tahun 1991 tentang
Pengalihan Bentuk Perusahaan Umum (Perum) Pelabuhan III Menjadi Perusahaan
Perseroan (Persero). Peraturan tersebut ditandatangani oleh Presiden Ke-2
Republik Indonesia Soeharto pada tanggal 19 Oktober 1991.
Selanjutnya, pembentukan Pelindo 3 dituangkan dalam Akta
Notaris Imas Fatimah, S.H., Nomor : 5, tanggal 1 Desember 1992 sebagaimana
telah mengalami beberapa kali perubahan hingga perubahan terakhir dalam Akta
Notaris Yatiningsih, S.H, M.H., Nomor: 72, tanggal 10 Juli 2015. Sebagai
operator terminal pelabuhan, Pelindo 3 mengelola 43 pelabuhan dengan 16 kantor
cabang yang tersebar di tujuh propinsi di Indonesia meliputi Jawa Tengah, Jawa
Timur, Bali, Nusa Tenggara Barat, Nusa Tenggara Timur, Kalimantan Tengah, dan
Kalimantan Selatan.
Keberadaan Pelindo 3 tak lepas dari wilayah Indonesia yang
terbentuk atas jajaran pulau-pulau dari Sabang sampai Merauke. Sebagai jembatan
penghubung antar pulau maupun antar negara, peranan pelabuhan sangat penting
dalam keberlangsungan dan kelancaran arus distibusi logistik. Pelayanan terbaik
dan maksimal merupakan komitmen Pelindo 3 untuk mejaga kelancaran arus logistik
nasional. Komitmen itu tertuang dalam visi perusahaan Berkomitmen Memacu
Integrasi Logistik dengan Layanan Jasa Pelabuhan yang Prima. Mendukung visi
tersebut, Pelindo 3 menetapkan strategi-strategi yang dituangkan dalam Rencana
Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) yang dievaluasi setiap 4 (empat) tahun sekali.
Gambar 3.2 Struktur Organisasi PT Pelabuhan Indonesia III
Pelindo 3 memiliki komitmen yang kuat dalam mewujudkan visi dan
misi perusahaan. Oleh karenanya, setiap tindakan yang diambil oleh perusahaan
selalu mengacu pada tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate
Governance). Perusahaan juga menerbitkan pedoman etika dan perilaku (Code of
Conduct) sebagai acuan bagi seluruh insan Pelindo 3 mulai dari Komisaris,
Direksi, hingga Pegawai untuk beretika dan berperilaku dalam proses bisnis
serta berperilaku dengan pihak eksternal. Perangkat lain yang mendukung Pelindo
3 dalam meraih visi dan misi perusahaan adalah penghayatan nilai-nilai Budaya
Perusahaan. Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, mengutamakan
kepuasan pelanggan adalah menjadi prioritas. Customer Focus menjadi budaya
perusahaan yang pertama harus tertanam dalam diri setiap insan Pelindo 3,
dilanjutkan oleh Care dan budaya perusahaan yang ketiga adalah Integrity. Kini,
Pelindo 3 menjadi salah satu BUMN besar di Indonesia dengan tingkat jumlah aset
yang meningkat setiap tahunnya. Pelindo 3 juga menjadi segelintir BUMN yang
memasuki pasar global. Hal ini membuktikan bahwa Pelindo 3 memiliki daya saing
yang tinggi dan menjadi perusahaan berkelas internasional.
Segmen
usaha jasa kepelabuhanan yang diselenggarakan oleh PT. Pelabuhan Indonesia III
(Persero),meliputi :
1. Usaha
fasilitas (infrastruktur): Perairan dan kolam pelabuhan.
Dermaga untuk tambat kapal dan bongkar muat barang, penumpang, dan lain – lain. Tanah dan bangunan di pelabuhan Fasilitas kepelabuhanan lainnya.
Dermaga untuk tambat kapal dan bongkar muat barang, penumpang, dan lain – lain. Tanah dan bangunan di pelabuhan Fasilitas kepelabuhanan lainnya.
2. Usaha
pelayanan (servis) jasa pemanduan dan penundaan .jasa terminal bongkar muat
kargo dan penumpang,jasa suplai air,listrik dan BBM.
3. Usaha
penunjang (rilated service) perkantoran,Rumah sakit pelabuhan,Industrial
property dan marina.
Visi merupakan suatu gambaran jauh kedepan
tentang keadaan masa depan yang diinginkan perusahaan. Berdasarkan hal
tersebut, maka penetapan visi merupakan satu bagian dari perencanaan strategis.
Keberlangsungan perusahaan sangat dipengaruhi oleh perubahan lingkungan
internal maupun eksternal.
Oleh karena itu, visi perusahaan juga harus
menyesuaikan dengan perubahan tersebut. Visi perusahaan Pelindo III telah
disesuaikan sejalan dengan disahkannya UU Pelayaran No. 17 Tahun 2008, di mana
status dan posisi Pelindo III selaku BUP telah mengalami perubahan fungsi yang
sebelumnya sebagai penyelenggara usaha kepelabuhanan menjadi penyelenggara
usaha terminal pelabuhan, dengan visi baru yaitu : ”MENJADI PELAKU PENYEDIA
JASA PELABUHAN YANG PRIMA, BERKOMITMEN MEMACU INTEGRASI LOGISTIK NASIONAL.” (To
become excellent Port services player committed to drive integrated national
logistics).
Misi merupakan pernyataan yang menetapkan
tujuan perusahaan dan sasaran yang ingin dicapai. Misi menjelaskan mengenai
sesuatu yang harus dilakukan oleh perusahaan agar tujuan organisasi dapat
terlaksana dan berhasil dengan baik.
Misi yang diemban oleh Pelindo III pun
telah disesuaikan pasca disahkannya Undang – undang Pelayaran No.17 Tahun 2008
dan memperhatikan kondisi objektif yang ada maka misi perusahaan adalah: Menjamin
penyediaan jasa pelayanan prima melampaui standar yang berlaku secara
konsisten;
1.
Memacu kesinambungan daya saing industri
nasional melalui biaya logistik yang kompetitif;
2.
Memenuhi Harapan semua stakeholders melalui
prinsip kesetaraan dan Tata Kelola Perusahaan yang baik (GCG);
3.
Menjadikan SDM yang kompeten, berkinerja handal
dan berpekerti luhur;
4.
Mendukung perolehan devisa negara dengan
memperlancar arus perdagangan.
Untuk mewujudkan visi dan misi, Pelabuhan
Indonesia III (Persero) mempunyai tujuan perusahaan, yang tujuan tersebut
adalah melakukan usaha di bidang peyelenggaraan dan pengusahaan jasa
kepelabuhanan, serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki
perseroan untuk menghasilkan barang dan jasa yang bermutu tinggi dan berdaya
saing kuat untuk mengejar keuntungan guna meningkatkan nilai perseroan dengan
menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas.
b.
Tata
kelola PT.Pelabuhan Indonesia III
Penerapan
prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik merupakan landasan bagi
terbentuknya system, struktur dan budaya perusahaan yang fleksibel serta
adaptif atas perubahan lingkungan bisnis yang kompetitif serta mampu membangun
system pengendalian Internal dan manajemen risiko yang handal. Prinsip-prinsip
Tata Kelola Perusahaan Yang Baik sesuai dengan PER-01/MBU/2011 tanggal 01
Agustus 2011 tentang Penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (Good Corporate Governance) Pada Badan Usaha Milik
Negara, meliputi:
1. Transparansi (transparency), yaitu
keterbukaan dalam melaksanakan proses pengambilan keputusan dan keterbukaan
dalam mengungkapkan informasi material dan relevan mengenai perusahaan;
2. Akuntabilitas (accountability),
yaitu kejelasan fungsi, pelaksanaan dan pertanggungjawaban Organ sehingga
pengelolaan perusahaan terlaksana secara efektif;
3. Pertanggungjawaban (responsibility),
yaitu kesesuaian di dalam pengelolaan perusahaan terhadap peraturan
perundang-undangan dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat;
4. Kemandirian (independency), yaitu
keadaan di mana perusahaan dikelola secara profesional tanpa benturan
kepentingan dan pengaruh/tekanan dari pihak manapun yang tidak sesuai dengan
peraturan perundang-undangan dan prinsip-prinsip korporasi yang sehat;
5. Kewajaran (fairness), yaitu
keadilan dan kesetaraan di dalam memenuhi hak-hak Pemangku
Kepentingan(stakeholders) yang timbul berdasarkan perjanjian dan peraturan
perundang-undangan.
Penerapan
Tata Kelola Perusahaan Yang Baik diyakini mampu memperkuat posisi daya saing
perusahaan secara berkesinambungan, mengelola sumber daya dan risiko secara
lebih efisien dan efektif, meningkatkan corporate value dan kepercayaan
investor.
Pelindo
III berkomitmen untuk menerapkan dan menjaga praktek Tata Kelola Perusahaan
Yang Baik dengan kualitas dan standar yang tinggi. Penerapan GCG pada Pelindo
III ditujukan untuk menjadikan GCG sebagai bagian dari Budaya Perusahaan, yang
pelaksanaannya didukung oleh nilai-nilai perusahaan yang melekat di setiap
Insan Pelindo III. Untuk mencapai hal tersebut dibutuhkan komitmen yang tinggi
untuk mengimplementasikan prinsip-prinsip Tata Kelola Perusahaan Yang Baik pada
semua organ dan jenjang organisasi secara terencana, terarah, dan terukur
sedemikian rupa sehingga penerapan tata keloa perusahaan yang baik dapat berlangsung
secara konsisten dan sesuai dengan praktik-praktik terbaik (best practice) penerapan Tata Kelola Perusahaan Yang
Baik.
c. Proses bisnis PT.Pelabuhan Indonesia III
Serangkaian kegiatan pelayanan jasa kepelabuhan yang
dilakukan secara integrasi untuk mewujudkan tujuan perusahaan. Melibatkan
sumber daya perusahaan yang terdiri dari berbagai bidang yaitu :
1. Operasional
Fungsi
operasional tersebut terbagi 5 (lima), secara singkat sebagai berikut:
a.
Fungsi
Pengadaan adalah proses penarikan
,seleksi,penempatan,orientasi,dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang
sesuai kebutuhan perusahaan. ( the right man in the
right place).
b.
Fungsi
Pengembangan adalah proses peningkatan ketrampilan
teknis,teoritis,konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan
pelatihan. Pendidikan dan latihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan
pekerjaan masa kini maupun masa depan.
c.
Fungsi
Kompensasi adalah pemberian balas jasa langsung
dan tidak lansung berbentuk uang atau barang kepada karyawan sebagai imbal jasa
(output) yang diberikannya kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil
dan layak sesuai prestasi dan tanggung jawab karyawan tersebut.
d.
Fungsi
Pengintegrasian adalah
kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan kebutuhan karyawan,
sehingga tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan.Dimana
Pengintegrasian adalah hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena
mempersatukan dua aspirasi/kepentingan yang bertolak belakang antara karyawan
dan perusahaan.
e.
Fungsi
Pemeliharaan adalah kegiatan untuk memelihara atau
meningkatkan kondisi fisik, mental dan loyalitas karyawan agar tercipta
hubungan jangka panjang. Pemeliharaan yang baik dilakukan dengan program K3 (
Keselamatan dan Kesehatan Kerja )
2. Keuangan
Sumber Daya bidang Keuangan adalah suatu kegiatan perencanaan, penganggaran, pemeriksaan,
pengelolaan, pengendalian, pencarian dan penyimpanan dana yang dimiliki oleh
suatu organisasi atau perusahaan.
Fungsi
Bidang Keuangan antra lain :
a. Perencanaan
Keuangan, membuat rencana pemasukan dan pengeluaraan serta kegiatan-kegiatan
lainnya untuk periode tertentu.
b. Penganggaran
Keuangan, tindak lanjut dari perencanaan keuangan dengan membuat detail
pengeluaran dan pemasukan.
c. Pengelolaan
Keuangan, menggunakan dana perusahaan untuk memaksimalkan dana yang ada dengan
berbagai cara.
d. Pencarian
Keuangan, mencari dan mengeksploitasi sumber dana yang ada untuk operasional
kegiatan perusahaan.
e. Penyimpanan
Keuangan, mengumpulkan dana perusahaan serta menyimpan dan mengamankan dana tersebut.
f. Pengendalian
Keuangan, melakukan evaluasi serta perbaikan atas keuangan dan sistem keuangan
pada perusahaan.
g. Pemeriksaan
Keuangan, melakukan audit internal atas keuangan perusahaan yang ada agar tidak terjadi penyimpangan.
Untuk proses bisnis
pada bidang keuangan merupakan proses bisnis perusahaan secara keseluruhan .
bidang keuangan melakukan kegiatan dengan memproses input dari bidang lainnya,
dengan menghasilkan output yang akan digunakan oleh stakeholder. Keuangan
merupakan mata rantai proses bisnis perusahaan sebagai penunjang dari kegiatan
yang dilakukan oleh unit kerja lain nya.
BAB IV
PENUTUP
4.1
Kesimpulan
Sistem informasi eksekutif dalam bidang jasa adalah satu jenis dari manajemen informasi dalam
bidang jasa untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan
kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap
keduanya internal dan eksternal, sehingga akan dapat mempercepat pelayanan
dalam melayani kebutuhan konsumen
terhadapa jasa yang ditawarkan perusahaan tersebut.
Seorang eksekutif membutuhkan informasi secara external untuk
mengambil keputusan. Eksekutif perlu memahami situasi yang berkembang di luar
organisasi dalam menentukan langkah-langkah yang akan diambil dalam membuat keputusan. Begitupun informasi
internal yang diperoleh dari data manjerial organisasi, eksekutif sangat
membutuhkan dalam menentukan kebijaksanaan.
Tugas-tugas yang dilaksanakan eksekutif diantaranya mengelola SDM,
membuat keputusan sumber daya dan operasi, mengelola keuangan dan pelaporannya,
pengelolaan penjualan dan pemasaran, serta mengarahkan bisnis untuk masa yang
akan datang.
Kelebihan SIE pada bidang jasa diantaranya dapat mempermudah para
eksekutif perusahaan jasa dalam pengambilan suatu keputusan. Sedangkan
kelemahannya yaitu pada perusahaan jasa kecil akan mengeluarkan biaya untuk
dapat mengimplementasikan SIE.
DAFTAR PUSTAKA
Komentar
Posting Komentar